Η διαχείριση προσωπικού είναι µια διαδικασία που έχει να κάνει µε την πλευρά της στελέχωσης, των αποδοχών, της διατήρησης, της εκπαίδευσης, της εργατικής νοµοθεσίας και των πολιτικών της επιχείρησης.
Κάθε επιχείρηση, µεγάλη ή µικρή, χρησιµοποιεί µια ποικιλία κεφαλαίων για να λειτουργήσει. Το κεφάλαιο περιλαµβάνει µετρητά, κτήρια, µηχανήµατα, τιµαλφή ή αγαθά. Ανεξάρτητα από τον κλάδο, όλες οι εταιρείες έχουν ένα κοινό: πρέπει να έχουν ανθρώπους για να αξιοποιήσουν το κεφάλαιό τους. Αυτό είναι το αντικείµενο της διαχείρισης ανθρώπινου δυναµικού.
Το ανθρώπινο δυναµικό είναι το σύνολο των εργαζοµένων µιας επιχείρησης. Το εξειδικευµένο προσωπικό µιας εταιρείας είναι βασικός παράγοντας για τη βιωσιµότητα και την ανταγωνιστικότητά της.
Η διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού είναι το τμήμα της εταιρείας που διαχειρίζεται το εργατικό δυναμικό ενός οργανισμού. Καλύπτει μια σειρά από δραστηριότητες που στοχεύουν στη μεγιστοποίηση της παραγωγικότητας και της απόδοσης των εργαζομένων, ενώ παράλληλα δημιουργούν ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον. Η διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού αποτελεί ένα από τα βασικότερα τμήματα μιας εταιρείας και στόχο έχει τις απαραίτητες ενέργειες για την εργασιακή και προσωπική ικανοποίηση των εργαζομένων, όπως και την ανάπτυξη των καλών σχέσεων μεταξύ τους. Επικεντρώνεται στην προσέλκυση και διατήρηση εργαζομένων καθώς και στην παροχή κινήτρων με σκοπό την αυξημένη απόδοση.
Βασικές λειτουργίες της διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού είναι:
- Προσέλκυση και επιλογή προσωπικού
- Εκπαίδευση και ανάπτυξη του προσωπικού
- Εκτίμηση της απόδοσης του προσωπικού
Σε μία μεγάλη επιχείρηση η διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού συνήθως υπάρχει σαν ανεξάρτητο τμήμα. Σε ένα συνεργείο, που κατά κανόνα είναι μία μικρή επιχείρηση, η διαδικασία της διαχείρισης του ανθρώπινου δυναμικού είναι ένα καθήκον που επιφορτίζεται ο προϊστάμενος του συνεργείου.
Το συνεργείο είναι μία επιχείρηση που “αγοράζει” ώρες από τους υπαλλήλους – μηχανικούς και τις “πουλά” στους πελάτες του. Η διοίκηση και ο έλεγχος μιας τέτοιας επιχείρησης (όπως και κάθε επιχείρησης που πουλά υπηρεσίες) δεν είναι καθόλου εύκολη υπόθεση. Και η διαχείριση των υπαλλήλων είναι κομβικό σημείο στη βιωσιμότητα του συνεργείου.
Αξιολόγηση προσωπικού
Η αξιολόγηση του προσωπικού είναι μια διαδικασία που πραγματοποιείται σε μόνιμη και συνεχή βάση στα συνεργεία αυτοκινήτων.
Σκοπός της είναι να δώσει στους εργαζόµενους τη δυνατότητα να καταλάβουν σε τι επίπεδο βρίσκεται η απόδοσή τους, αλλά και στην επιχείρηση να εντοπίσει οργανωτικά λάθη και να βελτιώσει τη λειτουργία της.
Ο προϊστάμενος του συνεργείου παρακολουθεί σε ημερήσια βάση αρκετούς δείκτες ποιότητας και απόδοσης του συνεργείου και βγάζει συμπεράσματα σε εβδομαδιαία, μηνιαία και ετήσια βάση. Από αυτούς τους δείκτες υπάρχουν κάποιοι που έχουν άμεση σχέση με τη διαχείριση του προσωπικού. Οι σημαντικότεροι είναι η αποδοτικότητα, η παραγωγικότητα και οι ημερήσιες διελεύσεις.
Η αποδοτικότητα δείχνει πόσο αποτελεσματικά και γρήγορα έχουν χρησιμοποιηθεί οι ώρες εργασίας από τους τεχνίτες. Αν ένας μηχανικός ολοκληρώνει μια επισκευή ακριβώς στον καθορισμένο χρόνο που περιέχεται στο εγχειρίδιο επισκευής, τότε η αποδοτικότητά του είναι 100%. Αν χρειάζεται λιγότερο χρόνο τότε η αποδοτικότητα αυξάνει, αν χρειάζεται περισσότερο, μειώνεται. Η χαμηλή αποδοτικότητα συνήθως δείχνει την ανάγκη εκπαίδευσης.
Η παραγωγικότητα προκύπτει σαν γινόμενο της αποδοτικότητας επί τον βαθμό αξιοποίησης. Είναι με λίγα λόγια ένας συνδυασμός δύο παραμέτρων, δύο δεικτών. Η παραγωγικότητα μας δείχνει πόσες ώρες πουλήθηκαν σε σχέση με τον αριθμό των ωρών που οι τεχνίτες ήταν παρόντες. Από την παραγωγικότητα συνήθως προκύπτουν ανάγκες εκπαίδευσης ή και εσωτερικών μετακινήσεων.
Η μελέτη των ημερήσιων διελεύσεων και η αντιπαραβολή τους με τα ραντεβού του συνεργείου ή τον βαθμό αξιοποίησης δείχνει εάν το προσωπικό του συνεργείου είναι επαρκές, ή αν πρέπει να γίνουν προσλήψεις ή απολύσεις.
Πρόσληψη προσωπικού
Η πρόσληψη των κατάλληλων υπαλλήλων αποτελεί ακρογωνιαίο λίθο της επιτυχίας του συνεργείου επισκευής αυτοκινήτων. Η επιλογή του κατάλληλου προσωπικού είναι καθοριστικός παράγοντας για την αποδοτικότητα μιας επιχείρησης και την ποιότητα των υπηρεσιών της.
Αρχικά πρέπει να γίνει ακριβής περιγραφή της θέσης εργασίας, όπου προσδιορίζονται με σαφήνεια οι επιδιωκόμενοι στόχοι και τα επιθυμητά προσόντα των υποψηφίων.
Πριν ξεκινήσετε την αναζήτηση ενός νέου µηχανικού, αφιερώστε χρόνο για να εντοπίσετε τις συγκεκριµένες ανάγκες που θέλετε να καλύψετε µε τη νέα πρόσληψη. Αναζητάτε έναν έµπειρο επαγγελµατία ή σας αρκεί ένας µε περιορισµένη εµπειρία τον οποίο θα εκπαιδεύσετε εσείς; Είναι απαραίτητο να διαθέτει κάποια πιστοποίηση ή να έχει κάνει κάποιες σπουδές;
Αν επιλέξετε να αναρτήσετε µια αγγελία σε κάποιον εξειδικευµένο ιστότοπο ή στα social media, περιγράψτε µε σαφήνεια τις απαιτήσεις σας, καθορίστε τα ζητούµενα προσόντα, τις απαιτούµενες πιστοποιήσεις, τις δεξιότητες και την εµπειρία.
Ενημερώστε τους υποψηφίους για το κατάστημά σας και τι έχει να κερδίσει εργαζόμενος μαζί σας. Η καταχώρηση με την οποία αναζητάτε προσωπικό, παλαιότερα θα δημοσιευόταν σε ένα περιοδικό ή μία εφημερίδα. Σήμερα είναι πιο αποτελεσματική η καταχώρηση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Χρησιμοποιήστε το Facebook ή το LinkedIn για αυτό τον λόγο και αναδείξτε ταυτόχρονα την εικόνα του καταστήματός σας. Παρακολουθούμε επισταμένως την ανταπόκριση στην καταχώρηση, συλλέγουμε και εξετάζουμε τα αποσταλμένα βιογραφικά. Ακολουθεί αξιολόγηση των βιογραφικών με βάση τις προδιαγραφές της θέσης και προσέγγιση των πλέον κατάλληλων υποψήφιων.
Ξεκινήστε επικοινωνώντας με όσους έστειλαν βιογραφικό. Στην πρώτη αυτή επαφή αξιολογήστε το ενδιαφέρον για τη θέση και τα βασικά προσόντα του κάθε υποψήφιου. Αναζητήστε σχετική εμπειρία, πιστοποιήσεις και δεξιότητες που ευθυγραμμίζονται με τις ανάγκες σας. Καλέστε για συνέντευξη όσους καλύπτουν τις απαιτήσεις σας σε έναν πρώτο κύκλο συνεντεύξεων με τους υποψήφιους που ξεχώρισαν στην πρώτη φάση της επιλογής. Και ακολουθεί δεύτερος κύκλος συνεντεύξεων με τους δύο – τρεις υποψήφιους που ξεχώρισαν στην πρώτη φάση.
Προετοιμάστε τις ερωτήσεις που θα κάνετε ώστε να πάρετε τις πληροφορίες που θέλετε. Εάν υπάρχει δυνατότητα, μιλήστε με πρώην εργοδότες ή συναδέλφους σχετικά με την εργασιακή ηθική, την αξιοπιστία και τις τεχνικές δεξιότητες του υποψηφίου. Να είστε προσεκτικοί με προειδοποιητικά σημάδια κατά τη διάρκεια της διαδικασίας. Για παράδειγμα: Οι συχνές αλλαγές εργασίας ή τα ανεξήγητα κενά στην απασχόληση μπορεί να υποδηλώνουν προβλήματα αξιοπιστίας. Οι υποψήφιοι που μιλούν άσχημα για τους προηγούμενους εργοδότες ή επιδεικνύουν απορριπτική στάση κατά τη διάρκεια της συνέντευξης είναι πιθανόν να δυσκολευτούν να συνεργαστούν καλά και με τα άτομα του συνεργείου σας.
Πριν καταλήξετε σε µια τελική απόφαση, αφιερώστε χρόνο για να επαληθεύσετε τις πιστοποιήσεις των υποψηφίων και να βεβαιωθείτε ότι είναι κατάλληλοι. Μόλις καταλήξετε στον ιδανικό υποψήφιο, κάντε του µια ανταγωνιστική µισθολογική προσφορά.
Η πρόσληψη λάθος μηχανικού μπορεί να είναι δαπανηρή τόσο από άποψη χρόνου όσο και χρημάτων. Να θυμάστε ότι οι υπάλληλοί σας αποτελούν επένδυση στο μέλλον της επιχείρησής σας.
Εκπαίδευση προσωπικού
Η εκπαίδευση του ανθρώπινου δυναμικού είναι το κλειδί για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις δυνατότητες του προσωπικού σας. Επιπλέον, βοηθώντας το προσωπικό σας να αναπτύξει νέες δεξιότητες ή να βελτιώσει υπάρχουσες, μεγιστοποιείτε την απόδοση του συνεργείου. Μέσα από την εκπαίδευση προσπαθούμε να αναπτύξουμε τη δεξιοτεχνία (hard skills), αλλά και τις επικοινωνιακές δεξιότητες (soft skills) του κάθε εργαζόμενου.
Για έναν υπάλληλο που η απόδοσή του κρίνεται ανεπαρκής, υπάρχουν τρεις πιθανές αιτίες:
- θέλει – αλλά δεν μπορεί,
- θέλει – αλλά δεν του επιτρέπεται,
- ή ακόμη μπορεί και του επιτρέπεται – αλλά δεν θέλει.
Η πρώτη περίπτωση είναι η πιο απλή και μπορεί να λυθεί μέσω της καλά προγραμματισμένης εκπαίδευσης.
Η δεύτερη περίπτωση είναι περισσότερο δύσκολη και τυπικό παράδειγμα του “σωστού ανθρώπου σε λάθος θέση”. Είναι συνήθως αποτέλεσμα του ότι οι ικανότητες ενός υπαλλήλου έχουν υποτιμηθεί ή ότι προσωρινά υπάρχει απασχόλησή του σε θέση που δεν ανταποκρίνεται στο επίπεδό του.
Η τρίτη περίπτωση είναι η πλέον δύσκολη, όταν κάποιος μπορεί αλλά δεν θέλει. Σε αυτή την περίπτωση συνήθως χρειάζεται να δοθούν κίνητρα στον εργαζόμενο.
Στις δύο τελευταίες περιπτώσεις κάθε μορφή εκπαίδευσης είναι μάλλον αμφίβολο ότι θα έχει αποτέλεσμα. Ο ακριβής σχεδιασμός των μέτρων της εσωτερικής και της εξωτερικής εκπαίδευσης είναι μία σημαντική διαδικασία.
Οι ανάγκες εκπαίδευσης προκύπτουν από το έλλειμμα που υπάρχει μεταξύ των πιστοποιημένων αναγκών και αυτών που ο υπάλληλος έχει στην πραγματικότητα. Οι ελλείψεις μπορεί να είναι: έλλειψη τεχνικών γνώσεων, έλλειψη ικανότητας στη χρήση εργαλείων ή εξοπλισμού ή και έλλειψη εμπιστοσύνης σχετικά με τις εργασίες που ανατίθενται. Εάν είναι απαραίτητο, να γνωρίζετε ποιοι υπάλληλοι χρειάζονται τεχνική εκπαίδευση και τι πιστοποιητικά λείπουν. Ο προϊστάμενος του συνεργείου πρέπει να κρατά αρχείο με τα σεμινάρια που είναι απαραίτητα για κάθε υπάλληλο με ετήσιο προγραμματισμό.
Παροχές κινήτρων
Η διαδικασία παροχής κινήτρων εστιάζει στη δημιουργία ενός θετικού εργασιακού περιβάλλοντος για να εμπνεύσει και να ενθαρρύνει τους εργαζόμενους να αποδώσουν στο μέγιστο.
Κάθε επιχείρηση είναι απαραίτητο να αναπτύξει στρατηγικές για τη συμμετοχή και την παρακίνηση των εργαζομένων. Μπορεί να παρέχει κίνητρα όπως μπόνους, προαγωγές και οτιδήποτε μπορεί να δημιουργήσει ευκαιρίες για εξέλιξη της σταδιοδρομίας του κάθε υπαλλήλου. Όταν οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι τους εκτιμούν, είναι πιο πιθανό να παρακινηθούν να αποδώσουν στο μέγιστο.
Είναι σύνηθες τα συνεργεία να προσφέρουν µπόνους µε βάση τον δείκτη παραγωγικότητας ή απόδοσης του κάθε τεχνίτη.
Οι αποτελεσματικές στρατηγικές παρακίνησης μπορούν να βοηθήσουν στη βελτίωση της δέσμευσης των εργαζομένων, της εργασιακής ικανοποίησης και της παραγωγικότητας, κάτι που μπορεί να ωφελήσει το συνεργείο στο σύνολό του. Η μισθολογική πολιτική και οι παροχές ενός συνεργείου εξαρτώνται από διαφόρους παράγοντες όπως η ιεραρχία της εταιρείας, αλλά και ο εσωτερικός ανταγωνισμός.
ΝΙΚΟΣ ΒΑΣΙΛΑΚΗΣ
