Λύσεις που έχουν σχεδιαστεί για να διευκολύνουν τις διαδικασίες των τεχνικών και να βελτιώνουν τις καθηµερινές τους εργασίες, µε αποτέλεσµα τη µεγαλύτερη ικανοποίηση του τελικού πελάτη.
Η ιδέα της µηχανογράφησης του συνεργείου και της αποθήκης ανταλλακτικών δεν είναι νέα. Από τις αρχές της δεκαετίας του ΄90, οι αµερικανικές αυτοκινητοβιοµηχανίες General Motors, Ford, και Chrysler ζήτησαν από τις αντιπροσωπείες τους να χρησιµοποιήσουν σύστηµα διαχείρισης αντιπροσωπείας ή DMS (dealership management system). Αυτά τα συστήµατα διαθέτουν λογισµικό που καλύπτει τις ανάγκες των στοιχείων χρηµατοδότησης, πωλήσεων, συνεργείου, ανταλλακτικών, αποθέµατος και διαχείρισης για τη λειτουργία του συνεργείου της αντιπροσωπείας.
Στην αγορά, σήµερα, συναντούµε δύο µεγάλες κατηγορίες προγραµµάτων που υποστηρίζουν την διαχείριση ενός συνεργείου. Εκτός από τα προγράµµατα DMS υπάρχουν και απλά εµπορικά προγράµµατα που, σε ένα βαθµό, υποστηρίζουν τα συνεργεία.
Λογιστικά προγράµµατα
Πρόκειται, συνήθως, για απλά προγράμματα τιμολόγησης που προέκυψαν σαν ανάγκη μετά το e-timologio, και που, με προσθήκες κάποιων βασικών λειτουργιών «δηλώνουν» ότι πρόκειται για εξειδικευμένα προγράμματα συνεργείου. Κυκλοφορούν, μάλιστα και προγράμματα με ιδιαίτερη εξειδίκευση, όπως πχ, πρόγραμμα για ηλεκτρολόγους, για φανοποιούς ή για συνεργείο μοτοσυκλετών. Ένα εμπορικό πρόγραμμα που απευθύνεται σε συνεργεία αυτοκινήτων, μοτοσυκλετών και άλλων οχημάτων θα πρέπει να αυτοματοποιεί τη διαχείριση των καθημερινών εργασιών του, αξιοποιώντας τις σύγχρονες τεχνολογίες πληροφορικής. Ένα απλό πρόγραμμα έκδοσης αποδείξεων έχει, κατά βάση, κάποιες περιορισμένες δυνατότητες διατήρησης στοιχείων. Σε αυτό υπάρχει:
- Πελατολόγιο, µε καρτέλες πελατών και στις οποίες µπορεί να γίνει καταχώρηση από µία πληθώρα στοιχείων, όπως: ονοµατεπώνυµο, διεύθυνση, τηλέφωνα, mail, ΑΦΜ κλπ. Επίσης και αυτοκινήτων ξεχωριστά, καθώς ο ίδιος πελάτης µπορεί να έχει δύο ή και περισσότερα αυτοκίνητα. Στα δεδοµένα των αυτοκινήτων εµφανίζονται, συνήθως, ο αριθµός πλαισίου, ο αριθµός κυκλοφορίας, η µάρκα, το µοντέλο, η ηµεροµηνία πρώτης κυκλοφορίας.
- Αποθήκευση από τυχόν φωτογραφίες ή έγγραφα που έχουν σχέση µε τις πραγµατοποιούµενες εργασίες.
- Έκδοση αποδείξεων, για τις εργασίες που πραγµατοποιούνται στο αυτοκίνητο του πελάτη.
- Τιµολόγηση ανταλλακτικών, εφόσον υποστηρίζεται και ο κατάλογος των ανταλλακτικών στον οποίο υπάρχουν τιµές.
- Εντολή εργασίας, στην οποία καταγράφονται αναλυτικά οι εργασίες που θέλει να πραγµατοποιήσει ο πελάτης και η προσφερόµενη εκτίµηση κόστους από το συνεργείο.
- Έκδοση κάθε είδους παραστατικού που προβλέπεται από την φορολογική νοµοθεσία.
- Τήρηση ταµείου µε έκδοση στατιστικών στοιχείων εισπράξεων, τζίρου ανά ηµέρα και δυνατότητα να δείχνει τα υπόλοιπα από ανεξόφλητους λογαριασµούς.
- Διελεύσεις και ιστορικό εργασιών, όπου για κάθε διέλευση ανά ηµεροµηνία καταγράφονται οι εργασίες που πραγµατοποιήθηκαν µε το αντίστοιχο κόστος.
Ένα σημαντικό χαρακτηριστικό σε αυτά τα απλά προγράμματα είναι πως πρέπει να υπάρχει δυνατότητα για ταυτόχρονη επεξεργασία από πολλούς χρήστες χωρίς κίνδυνο να χαθούν δεδομένα.
Το πρόγραµµα πρέπει να έχει τη δυνατότητα έκδοσης κάποιων στατιστικών στοιχείων και υπολογισµού οικονοµικών δεικτών του συνεργείου.
Ακόμη, το πελατολόγιο πρέπει να έχει τη δυνατότητα ανάκτησης της καρτέλας πελάτη με τη χρήση του αριθμού κυκλοφορίας, του αριθμού πλαισίου αλλά και ανεύρεση με επώνυμο ή τηλέφωνο.
Επιγραμματικά, ένα σύγχρονο λογισμικό συνεργείου δεν είναι μόνο ένα απλό πρόγραμμα έκδοσης τιμολογίων, αλλά πρέπει να ενσωματώνει επιπλέον λειτουργίες, όπως:
- Πελάτες/Προμηθευτές και κινήσεις/παραστατικά αυτών
- Αποθήκη/Υπηρεσίες και κινήσεις/παραστατικά αυτών. Πρόγραμμα αποθήκης. Οργάνωση και διαχείριση αποθεμάτων.
- Αγορές/Πωλήσεις.
- Έκδοση αποδειξεων.
- Έκδοση τιμολογίων.
- Έκδοση παραγγελιών.
- Έσοδα/Έξοδα/Συγκεντρωτικές τιμολογίων.
- Ραντεβού/Υπενθυμίσεις.
- Αυτόματη έκδοση παραστατικών.
- Ηλεκτρονική τιμολόγηση.
Προγράμματα DMS
Ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα DMS πρέπει να έχει πολύ περισσότερες δυνατότητες, ενώ όλες οι λογιστικές δυνατότητες που προσφέρουν τα προηγούμενα προγράμματα είναι ευνόητο ότι καλύπτονται από το πλήρες πρόγραμμα DMS.
Τα προγράμματα αυτά, υποστηρίζουν και ενέργειες μάρκετινγκ, διαχείρισης χρόνου εργασίας, προώθησης προσφορών και διοίκησης του συνεργείου. Είναι απαραίτητο, σε κάθε βήμα επικοινωνίας με τον πελάτη, να παρέχουν έτοιμες λύσεις και αυτοματοποιημένες διαδικασίες.
Από την εκμετάλλευση του πελατολογίου χρειάζεται να υπάρχει δυνατότητα παρουσίασης των καρτών καυσαερίων που λήγουν κάθε μήνα, για την ενημέρωση του πελάτη, όπως επίσης πότε περνά ΚΤΕΟ. Πρέπει από μόνο του να στέλνει ενημερωτικά SMS στους πελάτες και να πληροφορεί τον προϊστάμενο του συνεργείου με λίστα για αυτά.
Το πρόγραμμα πρέπει να διαχειρίζεται τα ραντεβού, χωρίς να υπάρχει ανάγκη να απασχολείται κάποιο από το συνεργείο. Με βάση τα ραντεβού θα πρέπει να προγραμματίζει την εργασία των τεχνιτών και να κάνει προ-παραγγελία των ανταλλακτικών.
Πελατολόγιο, ραντεβού, καρτέλα πελάτη, εντολή εργασίας, ανάθεση εργασιών, έκδοση αποδείξεων πρέπει όλα να διασυνδέονται και το πέρασμα από την μία φάση στην επόμενη να γίνεται αυτόματα, δίχως να απαιτείται να γίνει ξανά εισαγωγή δεδομένων.
Το πρόγραμμα της αποθήκης, εκτός από την προεπιλογή των ανταλλακτικών, πρέπει να συνδέεται με τα αντίστοιχα προγράμματα των προμηθευτών του συνεργείου, ώστε να αναζητά ένα ανταλλακτικό: που θα το βρει και σε ποια τιμή άμεσα, χωρίς να απασχολείται ο εργαζόμενος του συνεργείου. Από τη στατιστική επεξεργασία των στοιχείων, πρέπει να μπορεί να προτείνει διορθώσεις στο στοκ, αλλά και να κάνει τις παραγγελίες των ανταλλακτικών.
Μία από τις πιο βασικές δυνατότητες ενός DMS είναι η ικανότητά του για ενσωματώσεις.
Ένα DMS που παρέχει ενσωματώσεις επιτρέπει στο συνεργείο να διαχειρίζεται πιο αποτελεσματικά τις παραγγελίες των ανταλλακτικών. Αυτό σημαίνει ότι θα μπορεί να συνδεθεί απευθείας με βασικούς κατασκευαστές και προμηθευτές Aftermarket για να αυτοματοποιήσει την υποβολή παραγγελιών.
Κερδοφορία και παραγωγικότητα
Η εκμετάλλευση του διαθέσιμου προς εργασία χρόνου και η παραγωγικότητα αποτελούν κομβικό σημείο για την κερδοφορία του συνεργείου. Σε ένα μικρό συνεργείο με έναν ή δύο εργαζόμενους η διαχείριση του χρόνου και η βελτιστοποίηση των αποτελεσμάτων είναι μία απλή υπόθεση. Από τα τρία άτομα και πάνω, η διαχείριση του χρόνου είναι απαραίτητο να γίνεται από κάποιο πρόγραμμα. Αυτό είναι και το σημαντικότερο κριτήριο για την επιλογή ενός προγράμματος διαχείρισης συνεργείου: ο τρόπος που διαχειρίζεται τον διαθέσιμο χρόνο των τεχνιτών και η εξαγωγή σωστών στατιστικών στοιχείων γύρω από δείκτες ποιότητας του συνεργείου. Με αυτά τα στατιστικά στοιχεία, ο διευθυντής του συνεργείου θα πάρει αποφάσεις για την καλύτερη αποτελεσματικότητα του συνεργείου και με αυτά θα χαράξει την στρατηγική του για το άμεσο μέλλον.
Του Νικου ΒασιλακΗ
